Les délais à respecter , les modalités d'envoi du dossier
La composition du dossier ...... (Article R 2029 du CSP)

• la page de garde
• les pré-requis
• le protocole d'étude
• le cahier d'observation
• les Curriculum vitae des investigateurs
• les documents techniques
• le résumé de l'étude
  

voir aussi le contenu de la fiche informatisée établie par l'AFSSAPS sur chaque essai en cours

La Lettre d'information
Le Formulaire de consentement
L'Attestation d'assurance
L'Attestation de paiement des droits fixes

 Cas particulier : dossiers rédigés en langue étrangère

 - Les délais -

Un dossier complet (en trois exemplaires) doit être déposé au secrétariat du Comité au minimum trois semaines avant la date de la prochaine réunion.

Ce délai peut être exceptionnellement ramené à 15 jours voire moins pour les projets : - dont la mise en oeuvre comporte un caractère d'urgence *, - contenant un résumé du protocole facilitant son expertise, - dont les annexes sont rédigées en Français - et ne nécessitant pas une lecture par un expert extérieur au Comité.

* Il s'agit essentiellement protocoles d'études thérapeutiques avec bénéfice individuel direct dont la réalisation est limitée dans le temps (études saisonnières) ou dont la mise en oeuvre rapide permet d'espérer une amélioration substantielle du pronostic d'une affection grave.

Ils sont fixés par les articles R 2018 et L 1123-9 du code de Santé Publique.

En règle générale, un CCPPRB doit rendre son avis :

• dans un délai de 5 semaines à compter du jour où un dossier complet a été remis,
  
• tout en disposant d'un délai supplémentaire de 30 jours si des informations complémentaires ou des modifications du protocole apparaissent nécessaires pour qu'il puisse se prononcer valablement.
  

 - Modalités d'envoi -

Un avis de réception précisant la date d'arrivée et le caractère complet ou incomplet de votre dossier sera adressé par le secrétariat du Comité au Promoteur et à l'Investigateur Principal.

  - Composition type du dossier -

• l'intitulé exact et complet du titre de la recherche *,
  
• le nom ou la dénomination du Promoteur 
  - le nom de la personne en charge du dossier 
  - adresse,
  - coordonnées téléphoniques, télécopie et E-mail
  
• les coordonnées du fabricant du médicament ou matériel expérimenté, s'il est distinct du promoteur,
  
• Le nom de l'Investigateur principal (
  - sa spécialité médicale,
  - son adresse professionnelle,
  - ses coordonnées téléphoniques, télécopie et E-mail
  
• si l'étude projetée est "avec bénéfice individuel direct" ou "sans bénéfice individuel direct".
  

* Choix du titre de l'étude : Soyez prévoyants ! Celui-ci devra être rappelé in extenso en en-tête des documents remis aux patients (lettre d'information et formulaire de consentement). Evitez un titre malencontreux qui "impose" l'annonce d'un diagnostic ou d'un pronostic péjoratif.... Ce titre doit être considéré comme définitif et devra être rappelé dans toute correspondance avec votre CCPPRB, votre assureur, les autorités de Santé etc.... Il peut être doublé d'un nom de code (exemple : étude Fra15) qui permet : - un double contrôle de la part de vos interlocuteurs, - une plus grande confidentialité dans certaines correspondances.

Cet exposé n'est pas une histoire de la Médecine, mais il doit permettre de comprendre les motivations de votre étude et l'intérêt de l'entreprendre.

Son contenu, sa précision et sa longueur sont donc trés dépendants de la nature de votre projet ainsi que des risques et contraintes qu'il générera chez les personnes impliquées.
Normalement, cet exposé s'appuie sur des références bibliographiques dont une liste, pertinente plus qu'exhaustive, sera bienvenue.

En pratique, cet exposé devra souvent être un peu plus détaillé que ce qui figurerait dans l'introduction ("background") d'un article destiné à des lecteurs a priori au fait du problème. Essayez également de faire un effort de "vulgarisation médicale", vous devez convaincre de l'intérêt de votre travail des médecins d'origine diverse et des non-médecins.

La qualité d'un cahier d'observation permet souvent de présager de la qualité d'une étude.

A défaut du cahier d'observation, il est indispensable de préciser au moins quelles seront les modalités de recueil et de gestion des évènements indésirables pouvant survenir lors de la réalisation de l'étude.

Le curriculum vitae des investigateurs devra donc préciser :

• - l'identité et la fonction de l'investigateur,
• - son lieu d'exercice professionnel,
• - son numéro d'inscription à l'ordre des Médecins,
• - sa spécialité,
• - Un exposé de ses titres témoignant de sa compétence à mener à bien l'étude,
• - un exposé de travaux sélectionnés témoignant de son intérêt pour le sujet.
   

Ce modèle en 6 points devra être respecté :

• - pour le CV de l'investigateur principal,
• - pour le CV de tous les investigateurs lorsque la recherche envisagée :
  • suppose une compétence particulière de la part des investigateurs,
  • et/ou comporte un risque non négligeable pour les patients,

Dans les études "de masse" faisant appel à un grand nombre d'investigateurs, un CV ne précisant que les 3 premiers points peut être suffisant pour les investigateurs "recruteurs".
 

Cas particuliers :

Projets en langue étrangère. Lorsque certains éléments du dossier, en particulier mais non exclusivement le protocole d'étude, le cahier de recueil des données, la brochure investigateur.... sont rédigés en langue étrangère, il est demandé que chaque investigateur atteste par écrit qu'il possède suffisamment cette langue pour comprendre sans ambiguité le contenu de ces documents.

SANS BID

Projets sans BID. Lorsque l'étude projetée est sans bénéfice individuel direct, ce document précisera également le numéro d'agrément des locaux dans lesquels se déroulera la recherche.

• dossier toxicologique d'une molécule,
  
• référence des autorisations ou homologations éventuellement obtenues en France ou à l'étranger pour le médicament, produit, objet ou matériel expérimenté, ainsi que les éventuelles décisions de refus, de suspension ou de retrait de telles autorisations ou homologations
  
• brochure pour l'investigateur ....
   

Ce document, toujours souhaité, n'est cependant exigé que dans les circonstances suivantes :

• Demande d'examen "en urgence", dans un délai inférieur à 3 semaines,
  
• Dossier rédigé en tout ou partie en langue étrangère.

Il devrait permettre à tout à chacun de comprendre rapidement les objectifs et modalités de la recherche projetée.

Lorsqu'il existe, ce document est communiqué à tous les membres du Comité, ce qui facilite en général l'examen du dossier en séance.

Cas particulier des dossiers rédigés en totalité ou partie
en langue étrangère.

 Nous rappelerons en préambule que tout dossier devrait être rédigés en totalité en langue française.

Au delà d'une prise de position pouvant apparaitre surannée, ceci relève :
- de la Loi : Loi Toubon
- de la logique : Avez vous essayé de proposer des documents rédigés en français à un organisme étranger, en particulier américain, quel qu'il soit ?
- de la protection des personnes tout autant que de la protection de la langue française : Comment être certain que toutes les subtilités du protocole seront clairement comprises tant des rapporteurs et membres du comité chargés de délivrer un avis que des investigateurs chargés de le réaliser ?

 Comme la plupart des CCPPRB, le Comité d'Angers accepte néanmoins d'examiner un projet rédigé en langue étrangère sous les conditions suivantes :

Etude multicentrique
dans laquelle le nombre de centres participants en France est minoritaire.

Rédaction exclusivement en Anglais

---

• résumé détaillé du protocole
  précisant entre autre de façon exhaustive les critères d'inclusion et d'exclusion,
   
• résumé pertinent des principaux éléments du dossier technique,
   
• liste détaillée des contraintes et risques encourus par les personnes se prêtant à la recherche, établie en collaboration avec l'investigateur principal français et rédigée sous sa responsabilité.
   
• lettre d'information destinée aux patients
  Elle sera bien évidemment traduite in extenso mais également françisée tant dans la forme que dans le fond.
  La traduction littérale d'un document conçu outre-atlantique a peu de chance d'être accepter telle quelle par le comité.
• formulaire de consentement
  Il sera également francisé tant dans le fond que sur la forme et devra reprendre certaines "mentions légales" propres à notre pays.
    

   Chaque investigateur français participant à cette étude devra préciser sur son CV que :

"Ses connaissances de la langue anglaise et/ou les explications qui leur ont été apportées par le promoteur ou ses représentants lui ont permis de comprendre sans ambiguité le contenu de tous les documents qui lui ont été remis à l'occasion de cette étude."

Ce document n'est que le complément écrit des informations orales que l'investigateur se doit de donner aux personnes qu'il sollicite pour participer à une étude. Sa rédaction est un exercice difficile, certes, mais pour vous motiver, imaginer que vous rendez visite à un proche qui vous est cher, actuellement hospitalisé, qui vous tend un papier en vous disant

Que doit elle contenir ?

• Le titre exact et complet de l'étude, en en-tête préférentiellement.
   
• Les informations utiles et compréhensibles par les patients (ou sujets sains) leur permettant de décider ou non de participer à l'étude en connaissance de cause, soit au minimum :

  - Pourquoi entreprenez vous cette étude (ses objectifs) ?

  - Si le patient accepte de participer,

  - qu'attendez vous de lui ?
    Examens et/ou consultations supplémentaires....
  - pendant combien de temps ? avec quelle fréquence ?
  - quels sont les désagréments ?
  - quels sont les risques éventuellement encourus ?
  - quels bénéfices peut-il en attendre ?
   
• La mention d'un droit de refus et de retrait :
  
  N'oublier pas de préciser que la personne a le droit :
  - de refuser de participer
  
  - ou de décider de se retirer de l'étude à tout moment sans avoir à s'en expliquer et sans que cela ait de conséquence sur la qualité des soins qui lui seront de toutes façons prodigués.
   
• La confidentialité des données collectées, en précisant qui y aura accès et selon quelles modalités.
   
• leur saisie informatisée éventuelle et le droit de regard dont dispose alors le patient, en référence à la loi "informatique et libertés".

Pour les études sans bénéfice individuel direct, la lettre d'information mentionnera en outre :

* la notion d'un examen médical
* la durée de la période d'exclusion de tout autre étude
* le fait que la participation du sujet sera signalée dans un fichier national
* la possibilité de recevoir des indemnités

Comment la présenter ?

- Rédigez en Français courant et quotidien,

en évitant d'utiliser des termes médicaux ou techniques chaque fois qu'ils peuvent être remplacés par des expressions comprises de tous. Quand cela n'est pas possible, et sauf si la population visée est trés au fait des termes techniques (certaines catégories de patients connaissent mieux leur pathologie qu'un "médecin moyen"), essayez d'expliquer le terme technique par une courte périphrase entre parenthèses la première fois que vous l'utilisez.

- Soignez la typographie,

Vous vous adressez à des personnes agées ? utilisez une police plus grande (14) et un double interligne. Cette lettre n'est ni une notice médicamenteuse ni un contrat d'assurance !

- Restez conviviaux ....

Vous êtes médecin et non un homme de loi, alors, personnalisez et humanisez votre document en vous adressant au patient à la 2° personne du pluriel (Madame, Monsieur, vous...) et non à la 3° personne du singulier (le patient, il....).

- Soyez clairs ....

Plutôt qu'une énumération fastidieuse (et souvent impressionante !...) d'examens, de gestes et/ou de consultations, concevez une présentation du protocole séparant

- ce qui de toutes façons serait fait dans le cadre d'une prise en charge normale de cette pathologie (même si cela est également utilisé dans l'étude)

- des contraintes et risques éventuels introduits spécifiquement par la participation à votre étude.

Cette distinction sera utile à la compréhension de votre projet tant par les patients que par les membres non médicaux du Comité. Elle devrait également favoriser l'adhésion du patient tant il est vrai que dans nombre de cas, les contraintes propres à un protocole passent au second plan derrière la lourdeur de la prise en charge "normale" de sa pathologie.

- Soyez concis ..... un excès d'information tue l'information.

Même si l'évolution actuelle de la jurisprudence peut vous inciter "à ouvrir le parapluie", restez soucieux de ne pas inquiéter inutilement vos patients. Ainsi, on peut considérérer comme inutile, voire nuisible l'énumération de tous les effets secondaires et risques potentiels d'une méthode thérapeutique ou diagnostique, et lui préférer une sélection faisant ressortir :

- les complications sur lesquelles le patient peut agir :

- soit parcequ'elles peuvent être prévenues dès l'apparition de signes avant-coureurs, qui seront bien évidemment décrits;
(ex : prise de sucre en cas de manifestations d'hypoglycémie)

- soit parcequ'elles supposent une action précise de la part du patient.
(ex : consultation "rapide" en cas d'éruption cutanée)

- les complications ou effets secondaires inéluctables ou si fréquents qu'ils sont en pratique attendus (ex : chute de cheveux sous chimiothérapie) ;

- les complications graves, même si elles sont rares, voire exceptionnelles.

Apporter alors une information sur leur fréquence permet de tempérer l'inquiétude qu'elles peuvent susciter.

Certes, ce formulaire établit en quelque sorte un contrat entre le patient et l'investigateur, mais, comme pour la lettre d'information, n'oubliez pas que vous êtes médecin avant tout et faites en sorte que ce contrat soit clair, facilement compréhensible.... et reste humain.

Il sera établi en deux exemplaires :

- Le premier est destiné à la personne qui se prête à la recherche,
Il lui sera remis avec la lettre d'information et il serait préférable que, dans la mesure du possible, ces deux documents soient liés, dans l'idéal recto-verso.

- Le second devra être conservé par l'investigateur pendant 10 ans au minimum.
(15 ans sont recommandés par certains comités)
 

Il mentionnera, entre autres, les éléments suivants :

• Le titre exact et complet de l'étude
  Celui ci apparaissant de préférence en en-tête du document (avec rappel éventuel du numéro de code de l'étude), soit dans le corps du premier paragraphe, où il sera mis en exergue (caractères gras, fonte plus grande...)
    
• Les coordonnées précises auxquelles le médecin investigateur peut être joint soit par le malade soit par ses autres médecins;
   
• Le droit du patient à se retirer à tout moment de l'étude sans avoir à se justifier ni encourir de conséquence quant à la qualité des soins qui lui seront prodigués;
   
• Le droit d'accès et de rectification par l'intermédiaire du médecin de son choix que possède le patient quant aux données informatisées qui le concernent
  (Loi Informatique et Libertés) (pour voir un modèle)
   
• L'avis favorable du CCPPRB, mentionné sous la forme

plutôt que sous toute autre forme qui pourrait laisser supposer qu'il a émis un avis sur la qualité intrinsèque de l'étude.

Le comité déconseille certaines formules ou pratiques :

- Sauf cas particulier, nous demandons que pour les essais de Phase IV comme pour les autres, il ne soit pas fait mention sur les documents remis au patient du nom de spécialité du médicament étudié mais uniquement de sa dénomination commune internationale (DCI).


- Nous déconseillons également les formules telles que "J'autorise mon médecin traitant à informer l'investigateur sur les affections antérieures... ou mes traitements..." dans tous les cas où le but de l'étude n'a pas une relation directe et indiscutable avec une pathologie dont le malade se sait porteur et/ou dont il a demandé à être traité.
Dans les autres cas en effet, cette formule transgresse les règles du secret médical


- les formulations restrictives quant à la responsabilité des organisateurs de la recherche souvent utilisées par les Anglo-saxons sont trés souvent inadaptées, voire totalement illégales en France quand il s'agit de recherches sans BID. Contentez vous de faire savoir aux participants que "conformément à la loi, le promoteur a souscrit une assurance pour la réalisation de l'étude".

L'investigateur doit le conserver pendant 10 ans au moins.(15 ans sont recommandés)

Par mesure de précaution, certains investigateurs prévoient un exemplaire supplémentaire (ou une photocopie de leur exemplaire) qui est destiné à être archivé par le Promoteur. Dans ce cas, et pour respecter l'anonymat des participants, il est impératif que ces exemplaires soient remis dans une enveloppe scellée, non réutilisable après ouverture.

Au moment de la délibération, le Comité doit être en possession d'une copie de l'attestation délivrée par l'assureur qui vaut présomption de garantie et spécifie :

• L'intitulé exact et complet de l'étude couverte par l'assurance,
• Le nombre de participants à l'étude couverts par cette police,
• La durée de l'étude couverte par l'assurance,
• ainsi que les mentions suivantes, prévues par l'article R. 2053 :
  1°) Les références aux dispositions législatives et réglementaires applicables;
  2°) La raison sociale de l'entreprise d'assurance;
  3°) Le numéro du contrat d'assurance;
  4°) La dénomination et l'adresse du souscripteur du contrat.
  

Le Comité ne peut délivrer d'avis en l'absence de cette attestation.

Comment s'en acquitter ?

Le titre de paiement est à établir à l'ordre du Trésor public.

Le promoteur de la recherche l'adresse à la régie de recettes de la direction régionale des affaires sanitaires et sociales de la région où siège le CCPPRB. Il mentionne dans son envoi le titre de la recherche et le nom du CCPPRB.

Sur sa demande, la régie lui délivre quittance de ce paiement. (Arrêté du 7/5/91)
 

Pour le CCPPRB d'Angers, les droits fixes doivent être acquittés par chèque bancaire ou postal à la Direction Régionale des Affaires Sanitaires et Sociales des Pays de Loire, à l'adresse suivante :

Justificatif

Au moment de la délibération, le Comité doit être en possession soit de l'attestation de paiement des droit qui lui est fourni par la DDRASS, soit au moins d'une attestation écrite du promoteur certifiant qu'il s'est acquitté de ses droits, en précisant le montant et accompagné d'une photocopie du chèque correspondant.

Le Comité ne peut délivrer d'avis en l'absence de cette attestation.